Wybranie odpowiedniego rejestratora ma naprawdę spory wpływ na jakość systemu monitoringu jakim dysponujemy. Bardzo dobre kamery nie dadzą nam wiele, jeśli nie będzie możliwości zarządzania całym systemem, a właśnie rejestrator daje nam taką możliwość. Oferuje nam on interfejs, w ramach którego możemy zarządzać parametrami działania sieci, wybierać podgląd na określone kamery, sterować profilem nagrywania obrazu i wieloma innymi kwestiami.

Większość rejestratorów jest intuicyjna w obsłudze nawet dla laików. Urządzeniom takim towarzyszy firmowe oprogramowanie, które w razie potrzeby może być aktualizowane, na przykład za pomocą klucza USB. Zdarza się również, że zamiast rejestratorów do zarządzania systemem korzysta się ze zwykłego komputera klasy PC.

Musi on jednak posiadać zainstalowane na dysku odpowiednie aplikacje współpracujące z kamerami. Zwykle w ten sposób można skonstruować bardzo prosty monitoring, składający się z maksymalnie dwóch lub trzech kamer. Rejestrator ma w tym względzie większe możliwości.

Poszczególne modele rejestratorów są w stanie obsługiwać równolegle nawet kilkadziesiąt źródeł obrazu. Wpływa to na ich cenę. W specyfikacji tego sprzętu każda z obsługiwanych kamer określana jest mianem kanału.

Oznacza to, że na przykład rejestrator 16-kanałowy pozwoli zarządzać obrazem z maksymalnie 16 kamer. Takie rozbudowane możliwości są wskazane w przypadku systemów złożonych, działających na terenach dużych obiektów takich jak fabryki czy galerie handlowe. Rejestratory tej klasy są odpowiednio droższe.